אושר בעבודה: רשמי ביקור בחברת Menlo Innovations

נכתב על ידי ד"ר יובל צור

הסתכלו בתמונה. זו נראית חברת תוכנה כמו רבות אחרות שכבר ראינו: חלל גדול, צבעוני ומעוצב, קירות זכוכית, אורות ניאון בוהקים, ומחשבים... אבל חברת Menlo Innovations היא חברה מיוחדת במינה. מאחורי הזכוכית מסתתרת מעבדה של אושר ושמחה ששווה להכיר. רוצים לדעת איך זה עובד? בואו נצא לדרך ונתחיל בסיור.

הצטרפתי לסיור וירטואלי בחברת מנלו כבר מספר פעמים במסגרת האקדמיה לאושר ארגוני, שאנו בחברת PLUS מקיימים. סיורים כאלה מתקיימים באופן קבוע, ובימי הקורונה עברו למרחב המקוון (קישור להצטרפות לסיור). בסיור הראשון בו השתתפתי, זכיתי לפגוש את ריץ' (ריצ'ארד) שרידן, הבעלים והמייסד של מנלו. הוא סיפר שעבד שנים רבות בחברות היי-טק, ניהל צוותים ופרויקטים, ותמיד הרגיש שמשהו חסר לו. בצד ההצלחה והעבודה בסביבת ההיי-טק המפנקת, הוא נתקל בניהול גרוע, וחסרו לו עבודת צוות, קשר אנושי, חום ובעיקר היתה חסרה לו שמחה בעבודה. בהמשך הבין שעליו להקים בעצמו את המקום שבו זה יתאפשר, וכך יזם והקים את מנלו מתוך רצון "ליצור צוות שירגיש טוב ביחד". זה היה החזון שהוביל להקמתה של מנלו.

מנלו ממוקמת בצפון מזרח ארה"ב, באזור מסחרי באן-ארבור שבפרברי דטרויט, לא הרחק משיקגו, קליבלנד וגם טורונטו (קנדה). היא הוקמה לפני 20 שנה (ביוני 2001), ע"י ריץ' שרידן ושותפו ג'יימס גובל. זו חברת תוכנה העוסקת בפיתוח אפליקציות עבור הלקוחות, ומערכות תוכנה שמשתלבות במערכות הלקוח. החברה שהעסיקה כ-50 עובדים הצטמצמה מעט בתקופת הקורונה, ובהמשך חזרה לצמוח. מעניין לראות שחברה שחרטה על דגלה את האושר בעבודה, מצליחה לשרוד ולשגשג בתוך העולם העסקי ומהווה דוגמה חיה לכך שזה אפשרי וזה גם כדאי.

ריץ' שרידן הוא קודם כל מהנדס תוכנה ומנהל. החזון שלו לסיים את הסבל בפיתוח התוכנה, וליצור סביבה שבה העבודה תיעשה מתוך קשר ושמחה הוביל אותו בתוך סביבת העבודה העסקית. הוא פרסם שני ספרים בנושא והפך למנטור ומרצה מבוקש. במסגרת חברת מנלו מוצעים גם שרותי הנחיה ולימוד של התחום. במוקד העניין שם ריץ' את ה- Joy, מילה שאין לה תרגום מדויק בעברית... שמחה, הנאה, אולי עבודה מתוך שמחת חיים. איך יוצרים ג'וי בעבודה? בואו נלמד ממנלו.

כמו גן ילדים

המראה הבולט בחברת מנלו הוא של מרחב פתוח, צבעוני, סוער ומבולגן (אנחנו מתבססים על תמונות, וסיור וירטואלי בחברה אליו הצטרפנו מספר פעמים בהנחייתו של ריץ'). בכוונת מכוון - כפי שמתאר ריץ' - אין חדרים במנלו, גם לא למנהלים (למעשה, אין מנהלים...). כולם יושבים ביחד באותו חלל. השולחנות ניידים ומשנים את סידור החדר לפי הצורך. הרעיון המארגן הוא "לשבור את הקירות ולקבל בברכה את ההמולה". אם למישהו יש בעיה ורוצה להתייעץ, הוא פשוט קם וקורא למי שהוא נזקק לעזרתו. כל אחד יכול לצעוק בכל רגע: "היי מנלו!" - ואז כולם יעצרו ויקשיבו לסוגיה שהוא רוצה להעלות.

כלבים וחתולים מתקבלים בברכה במנלו - כן, כן, העובדים מוזמנים להביא אותם לעבודה. גם תינוקות. כל תינוק שנולד לעובדי מנלו, מלידה ועד גיל 7 חודשים מוזמן להצטרף לעבודה עם אימו או אביו (ראו את השלישי מימין בתמונה). הרעיון הוא לאפשר להורים להמשיך לעבוד. זה לא מעון יום. התינוק נשאר עם ההורה במהלך העבודה. מגיל 7 חודשים זה מתחיל להיות לא מתאים לעוללים להסתובב בין הכבלים והמחשבים. נשמע הגיוני? נשמע מחבר.

"רצינו ליצור סביבה שהיא כמו גן ילדים" אומר שרידן. חלל אחד שבו הכל מתרחש, פינות עבודה משתנות לפי הצורך, סביבה צבעונית ושמחה. כולם ביחד. "האמת? זה לא מתאים לכולם" מוסיף שרידן, "אבל דווקא לאנשים מופנמים זוהי סביבה נוחה". זו לא קבוצה גדולה ויש אווירה נוחה ומאפשרת, שנותנת תחושה של ביטחון ומאפשרת לכולם להתבטא.

עבודה בזוגות

כל העבודה במנלו מתבצעת בזוגות. לא שני אנשים ליד שני מחשבים, אלא מחשב אחד לשני אנשים. המשימות והיעדים הם תמיד לזוג ביחד, וכך גם העבודה – מעבירים את העכבר והמקלדת ביניהם.

כשריץ' נשאל האם זה לא פוגע בתפוקה הוא משיב ש... כן, שני אנשים ביחד כותבים ביום פחות שורות קוד מאשר אם היו עובדים כל אחד לבדו. אבל זה לא העיקר, אין מטרה לכתוב הרבה שורות קוד. האתגר המרכזי בתכנות הוא פתרון בעיות, ואת זה שני אנשים ביחד עושים הרבה יותר טוב. בחישוב לטווח ארוך העבודה בזוגות חוסכת זמן – כי איכות התוצר מלכתחילה טובה הרבה יותר. "כשהייתי מנהל בעבר עסקתי בעיקר ב'מקרי חירום' היו ימים בעבודה שזה כל מה שעשיתי" אומר ריץ' "ואילו כאן במנלו אין לנו 'מקרי חירום' כמעט בכלל, זה נדיר מאוד".

חשוב לזכור גם שבצד הגמישות שמעניקה העבודה בזוגות (אפשר לצאת לרגע, לנוח, להתייעץ), הרי שזה מוביל גם למיקוד בעבודה: כשאחד מתעייף השני ממשיך, ואחר כך מתחלפים. הנטייה "לברוח" לפייסבוק, ווטצאפ, אינטרנט נעלמת כשעובדים בזוג... או לפחות קטנה בהרבה. כך שלצד ה"בזבוז" לכאורה יש כאן תועלת רבה לאפקטיביות הארגונית. יותר מכך, זה אולי עיקרון היסוד שממנו נגזרת כל תרבות מנלו והוא שמכניס את הקשר הבינאישי, השמחה והאנרגיה החיובית לעבודה.

הזוגות אינם קבועים. בכל יום חמישי מוחלפים הזוגות, כך שנוצרת היכרות עם אנשים שונים לאורך הזמן. כל זוג מקבל תכנית שבועית המחולקת לפי חצאי ימים, על מה יעבדו בכל השבוע. התכנון השבועי של העבודה בזוגות, מי יעבוד עם מי ועל מה היא אחת הסוגיות המשמעותיות במנלו, וגם היא מתבצעת ללא היררכיה ניהולית. מי שמחליט על זה הם מנהלי הפרויקטים בדיון משותף, בלי היררכיה או מנהל שמחליט, ובשיתוף עם הלקוחות. הם מחליטים קודם כל על המשימות שיבוצעו במהלך השבוע ואחר כך מצוותים את הזוגות. בין המשימות הנדרשות הן גם הכשרה וצמיחה של העובדים וגם לכך מוקדש זמן, יצוותו את הוותיקים והמנוסים יחד עם חדשים שזקוקים לחניכה.

שיתוף ושקיפות, ללא היררכיה

אין היררכיה במנלו. יש תפקידים ומקצועות ומתוכם נגזרת חלוקת העבודה והאחריות (והכל מתבצע בזוגות). יש מנהלי פרויקטים שדואגים לקדם את הפרויקט, והצוותים כאמור מתחלפים. לא בכאוס מוחלט, שומרים על המשכיות אך שומרים גם על גמישות והחלפות. זה יוצר חיבור וקשר, גיוון ועניין.

איך קובעים את הציוותים לזוגות ואת המשימות לכל זוג? כאמור בשיתוף וללא היררכיה. מנהלי הפרויקטים מתכנסים ומסכמים את המשימות לשבוע הקרוב. כל אחד כותב מה נדרש לעשות וכמה זמן לכל משימה, וזה מחולק ל"בלוקים" של חצאי ימים, בהתאם לכמות ה"בלוקים" שמתאפשרת לפי כמות העובדים. החלטות על עדיפויות מתקבלות ביחד עם הלקוחות. יש כאן גם רעיון של שיתוף הלקוחות, שיכירו את יכולות החברה ולא יבטיחו להם דברים בלתי אפשריים (זה למעשה המקור לרבים מ'מקרי החירום' שריץ' דיבר עליהם). החזון של פתיחות, שקיפות וקשר לא נשמר בתוך קירות מנלו, אלא משמש כעיקרון מנחה גם לקשר עם הלקוחות. השאיפה "לסיים את הסבל הכרוך בפיתוח תוכנה" כוללת גם את הלקוחות. לאחר שסיכמו על המשימות לאותו שבוע, ימשיכו מנהלי הפרויקטים לשיבוץ העובדים לזוגות ומשימות בהתאם למגוון שיקולים, כמו: הרצון לערבב זוגות ועם זאת לשמור על רציפות בפרויקט, לדאוג לכשרה ופיתוח של העובדים, לאפשר היכרות וגיוון. בסופו של התהליך, ביום חמישי מוצגת התוכנית לכלל העובדים. ומכאן, כל אחד יודע בדיוק מה יעשה במהלך השבוע, עד לחלוקה הבאה.

עוד היבט של שיתוף בא לידי ביטוי בשיחת עדכון יומית. פעם ביום מתקיים מעגל של שיתוף. כולם עומדים במעגל וכל זוג בתורו מדווח סטטוס קצר של מה שהוא עסוק בו. זה לוקח כ-15 דקות, וחוזרים לעבודה. קסדת ויקינג משמשת כ"חפץ דיבור" שהזוג שמחזיק אותה מדבר. קסדת הויקינגים היא אחד מהסמלים במנלו, סמל לעוצמה של היחד, של השבט.

משאבי אנוש ותהליכי מיון

HR והדרכה: אין מחלקת HR במנלו. אין אנשי HR. את כל הפונקציות האלה ממלאים העובדים בעצמם, כחלק מתפקידם. מנהלי הפרויקטים אמונים גם על פיתוח והדרכת אנשי הצוות שלהם. זה חלק מהגדרת התפקיד, ומוקדש לכך זמן עבודה.

שכר: השכר של כולם במנלו ידוע ומפורסם על לוח מודעות כללי. מנגנון קביעת השכר הוא למעשה אוטומטי ומבוצע על ידי העובדים. יש ארבע דרגות שכר בהתאם למקצועות השונים, והעובדים עולים במדרגות השכר בפרקי זמן קבועים על פי הערכת עמיתים. כלומר כלל העובדים בעצם קובעים בעצמם את העלאות השכר. זהו רעיון מהפכני בסביבת העבודה המקובלת בארה"ב.

לוח השכר במנלו

מיון: כפי שציין ריץ' בעצמו בפתיחות, הסביבה הזו של מנלו לא מתאימה לכל אחד, וחשוב שתהיה כאן התאמה הדדית. לכן, תהליך המיון והקליטה בעבודה הוא תהליך של בחינה הדדית.

השלב הראשון הוא שלב מיון מעניין מאוד. המועמדים מזומנים ליום בחברה שבו בהם עוברים מספר ראיונות. בין ראיון לראיון הם מחולקים לזוגות, כשהמשימה של כל אחד היא לסייע לבן הזוג שלו להתכונן לראיון ולעבור אותו. הכל נעשה בחדר אחד גדול, כשעובדי מנלו צופים במועמדים ובוחנים האם הם מסוגלים לסייע לאחר, הגם שהוא מתמודד איתם על אותו תפקיד, וזאת בסביבת עבודה פתוחה ורועשת... מבחן ההתאמה המדויק לתרבות של מנלו.

יום מיון

מי שעובר את השלב הזה מוזמן לשלושה ימי עבודה (בתשלום) שבהם הוא מצוות לעבודה בזוג. אם יימצא מתאים וירצה בכך, ימשיך לעוד לשלושה שבועות של ניסיון הדדי. הקליטה והחניכה מתבצעות בעצם על ידי בן הזוג שעובד איתו, וכך גם ההערכה לגבי ההתאמה לחברה. כך שגם ההחלטה על קבלת העובדים החדשים היא בעצם... בידי העובדים.

תהליך ה- onboarding של קליטה וחיברות לתרבות הארגון הוא טבעי ופשוט במנלו. לא נדרשים לשם כך אמצעים מיוחדים, אלא שזה קורה כחלק מסביבת העבודה הטבעית. מכיוון שהעבודה נעשית בזוגות הרי שתוך כדי העבודה, מעצם המפגש עם בני הזוג (שמתחלפים בכל שבוע) והעבודה עימם, לומדים העובדים החדשים את שיטות העבודה ונורמות ההתנהגות. אין קליטה טובה מזה.

ימי קורונה

כמו בכל העולם הקורונה השפיעה גם על מנלו. חלל העבודה של החברה התרוקן כמובן, וכולם עברו לעבוד מהבית. עם הזמן נמצאו המנגנונים להמשיך את שגרות הארגון באופן מקוון ומרחוק, אבל לא מרוחק. "אנחנו מברכים את הריחוק הפיזי, אבל מקפידים להיות ביחד" הם אומרים.

תהליכי העבודה נמשכים כרגיל בהתאמה לעבודה מהבית. ממשיכים לעבוד בזוגות, כשכל זוג בשיחת וידאו משלו. כדי לאפשר לקרוא להתייעצות למי שנדרש, מפרסמים בכל יום את כל הקישורים של שיחות הוידאו הזוגיות - וכל עובד יכול להצטרף לכל שיחה.

שיחות העדכון היומיות נמשכות גם הן. היה קושי ליצור סדר בשיחה, איך להעביר וירטואלית את "חפץ הדיבור", אך גם לזה נמצא פתרון פשוט באמצעות הצ'אט. ממשיכים לעודד את העובדים לשלב חיות מחמד ותינוקות בעבודתם. לא מתביישים בסביבה הביתית, כל אחד מתקבל כמו שהוא.

התקיים גם יום מיון ראשון למועמדים חדשים באופן מקוון. כאשר היסודות בריאים ואיתנים מתאפשרת ההסתגלות למצבים חדשים ומאתגרים. נראה, כי האווירה והתרבות של שיתוף, קשר ושמחה בעבודה במנלו - נמשכים גם כיום. היינו שם בביקור, וראינו. כי גם הסיורים הותאמו לעידן הקורונה, והפכו לסיורים וירטואליים - כל אחד יכול להצטרף ולסייר במישיגן בלי לצאת מהבית...

"יש חברות שיפגעו מהקורונה ויש שיצאו ממנה מחוזקות, אנחנו רוצים לצאת מחוזקים" אומר ריץ'. כשהערכים ברורים והתרבות איתנה, כשיודעים איך רוצים להתנהל ומה חשוב, אז ניתן להתאים את מנגנוני העבודה לתנאים המשתנים. העקרונות והערכים של מנלו נשמרו ועברו התאמה למרחב העבודה הוירטואלי בתנאים החדשים. העובדים מוצאים את הפתרונות בעצמם והשמחה נמשכת.

כמה מילים לסיום

ברור שהתמונה המוצגת כאן היא "ורודה", ואולי ורודה מדי. היא תוצר של כמה ביקורים וירטואליים בחברה, וקריאה עליה ועל המייסד שלה. לא באמת היינו שם, לא עבדנו שם, ואנחנו ניזונים ממה שהם ביקשו להציג. מן הסתם, במהלך היומיום יש גם קשיים ובעיות, יש אתגרים ולא הכל זורם חלק. יחד עם זאת יש כאן דוגמה להתנהלות ארגונית מעוררת השראה שאפשר ללמוד ממנה הרבה. ניתן לראות בכל פינה בחברה יישום של עקרונות האושר הארגוני (או joy לפי תפיסתו של ריץ' מייסד החברה). זה נוכח בכל תהליכי העבודה ובכל רגע בחברה. זה ממחיש את המשמעות של תרבות תומכת אושר: כשהיסודות של שיתוף, שמחה, ביטחון וקשר משמשים כבסיס להתנהלות ולא ההיפך. ברור שזה לא מתאים לכל אחד, ובוודאי גם לא לכל חברה וארגון. עדיין, יש כאן חומר למחשבה ועקרונות שניתן ליישם בצורה כזו או אחרת בכל מקום.

אם גם אתם רוצים לשנות את התרבות הארגונית שלכם וליצור ארגון מאושר, יצרני ורווחי יותר, מקומך איתנו במחזור השני של האקדמיה לאושר ארגוני שנפתח ב- 18.5.2021 במודל למידה היברידי. בואו להיות חלוצים וללמוד כלים ליישום מתוך המחקרים החדשניים ביותר בתחומי הפסיכולוגיה החיובית והניהול ומדעי המוח בסביבת העבודה וגם להכיר ארגונים כמו מנלו שמיישמים את העקרונות האלו הלכה למעשה. למידע ולרישום.